Liebe Nutzende von FABelF,<\/p>\n\n\n\n
unser GTA-Verwaltungsprogramm FABelF existiert seit vielen Jahren und wir sind stolz darauf, auf \u00fcber 15 Jahre Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Dresden und einen fast \u00e4hnlich langen Zeitraum mit der Stadt Leipzig verweisen zu k\u00f6nnen. In den Jahren der Zusammenarbeit mit den kommunalen Schultr\u00e4gern und Schulen haben wir gemeinsam versucht, die Schritte und Notwendigkeiten der Verwaltung von Ganztagsangeboten in FABelF abzubilden, um beide Seiten bei ihren Arbeitsschritten bestm\u00f6glich zu unterst\u00fctzen. Dabei gliedern sich die f\u00fcr eine GTA-Verwaltung notwendigen Arbeitsschritte in viele einzelne Aufgaben auf, die im Laufe des Schuljahres abgearbeitet werden. In diesem Artikel soll die grundlegende zeitliche Struktur beschrieben werden, wie unsere Software die Schulen und Schultr\u00e4ger unterst\u00fctzen kann. Interessierte neue Nutzende sollen einen Einblick erhalten, wie FABelF w\u00e4hrend eines Schuljahres genutzt werden kann und welche Aufgaben sich wann f\u00fcr welche Nutzergruppe ergeben.<\/p>\n\n\n\n
Voraussetzungen<\/strong><\/p>\n\n\n\n FABelF entstand aus der Idee heraus, den Schultr\u00e4ger und die Schulen bei der Verwaltung von Ganztagsangeboten zu vernetzen. Jede Schule, die Ganztagsangebote \u00fcber den kommunalen Schultr\u00e4ger abrechnet, bekommt daf\u00fcr ein eigenes Konto in FABelF.[1]<\/a> Der Schultr\u00e4ger wiederum kann in seinem FABelF-Bereich alle Schulen der Kommune einsehen. Er bestimmt Regeln, die f\u00fcr seine Schulen G\u00fcltigkeit haben (z. B. Regelungen zur Budgetausnutzung), und kann eigene Dokumente hinterlegen, die f\u00fcr die Arbeit mit GTA ben\u00f6tigt werden (z. B. kommunale Honorarvertr\u00e4ge). Damit ist es ihm m\u00f6glich, das Ganztags-Schuljahr nach festgelegten Prozessen zu steuern.<\/p>\n\n\n\n Gleichzeitig ergibt sich daraus auch ein Funktionspaket f\u00fcr Schulen sowie eine Ablaufstruktur des Schuljahres, die jedes Jahr replizierbar und somit auch f\u00fcr neue Kollegen (sowohl in der Schule als auch beim Schultr\u00e4ger) schnell erlernbar ist. Nat\u00fcrlich hat jeder Schultr\u00e4ger im Detail spezielle Regeln, Dokumente und ein auf die Prozesse der Kommune ausgekl\u00fcgeltes System, weshalb wir in diesem Artikel nur das Grundger\u00fcst beschreiben wollen, das der Einsatz von FABelF in der Zusammenarbeit zwischen Schultr\u00e4ger und Schule erm\u00f6glicht.<\/p>\n\n\n\n Das GTA-Jahr mit FABelF<\/strong><\/p>\n\n\n\n In der folgenden Tabelle ist die grobe Struktur eines GTA-Schuljahres verzeichnet, getrennt nach den Aufgaben, die f\u00fcr den kommunalen Schultr\u00e4ger und die Schule anfallen. Daf\u00fcr wurden vier thematische Bereiche unterschieden: die Planung des Schuljahres, der Umgang mit Honorarvertr\u00e4gen, die Aufgaben im laufenden Schuljahr und der verwaltungstechnische Abschluss des Schuljahres. F\u00fcr alle Arbeitsaufgaben wurde ein Zeitrahmen definiert, der jedoch nur als grobe Orientierung dienen soll. Zudem wurden f\u00fcr die Arbeitsschritte bestimmte Funktionalit\u00e4ten von FABelF oder Dokumente benannt, die im Programm hinterlegt und f\u00fcr die Aufgaben hilfreich sind.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n [1]<\/a> FABelF bietet auch den Service an, das Programm ohne Schultr\u00e4ger zu nutzen. Zahlreiche Schulen nutzen diese M\u00f6glichkeit (bevorzugt auf unserem s\u00e4chsischen Server). Hierbei arbeiten oft F\u00f6rderverein und Schule miteinander. Allerdings ergeben sich aus dieser Zusammenarbeitsform andere Voraussetzungen, da kein \u00fcbergreifender Schultr\u00e4gerzugriff existiert. Die hier vorliegende Darstellung ist daher nur teilweise f\u00fcr diese Nutzenden anwendbar.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Liebe Nutzende von FABelF, unser GTA-Verwaltungsprogramm FABelF existiert seit vielen Jahren und wir sind stolz darauf, auf \u00fcber 15 Jahre Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Dresden und einen fast \u00e4hnlich langen Zeitraum mit der Stadt Leipzig verweisen zu k\u00f6nnen. 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Daf\u00fcr steht das Dokument Geplante Ausgaben\u00fcbersicht zur Verf\u00fcgung.<\/td> Vor dem Start des Schuljahres<\/td><\/tr> Honorarvertr\u00e4ge<\/em><\/strong><\/td><\/tr> Aufgabe des Schultr\u00e4gers<\/strong><\/td> Aufgabe der Schule<\/strong><\/td> Zeitrahmen<\/strong><\/td><\/tr> FABelF bietet je nach Wunsch des kommunalen Schultr\u00e4gers mehrere Honorarvertrags-typen<\/strong> an (z.B. f\u00fcr Lehrer oder Kooperations-partner) mit unterschiedlichen Textbausteinen<\/strong> an. Die Vertragstexte und Arten k\u00f6nnen in FABelF vor dem Start ins Schuljahr auf neue kommunale Regelungen angepasst werden.<\/td> <\/td> Vor dem Start des Schuljahres<\/td><\/tr> <\/td> Die Schulen finden die notwendigen Honorarvertr\u00e4ge in FABelF in den Eingabemasken der Kostenarten und k\u00f6nnen die Dokumente ausdrucken und unterschrieben<\/strong> an den Schultr\u00e4ger senden. Zur Planung der korrekten Stundenanzahl kann das Dokument Schulwochen benutzt werden. <\/td> Dieser Prozess kann w\u00e4hrend des gesamten Schuljahres laufen.<\/td><\/tr> Der kommunale Schultr\u00e4ger pr\u00fcft die Honorarvertr\u00e4ge<\/strong> mit den Eingaben in FABelF ab. Zur Pr\u00fcfung von Sozialversicherungs-pflichten steht die Personensuche in FABelF zur Verf\u00fcgung. Der Schultr\u00e4ger unterschreibt die Honorarvertr\u00e4ge und markiert das Vertragsdatum in FABelF, dadurch wird die Umwidmungs-funktion in FABelF aktiviert.<\/td> <\/td> Dieser Prozess kann w\u00e4hrend des gesamten Schuljahres laufen.<\/td><\/tr> <\/td> Bei \u00c4nderungen des Honorarvertrages<\/strong> innerhalb des Schuljahres k\u00f6nnen durch die Umwidmungs-funktion \u00c4nderungs-vertr\u00e4ge ausgegeben<\/strong> werden. Diese Vertr\u00e4ge werden \u2013 \u00e4hnlich dem Prozess mit den Honorarvertr\u00e4gen \u2013 wieder von der Schule ausgedruckt, unterschrieben und an den Schultr\u00e4ger versendet.<\/td> Dieser Prozess kann w\u00e4hrend des gesamten Schuljahres laufen.<\/td><\/tr> Der kommunale Schultr\u00e4ger best\u00e4tigt (oder verwirft) die \u00c4nderungs-vertr\u00e4ge<\/strong>. Erst danach werden die \u00c4nderungen in FABelF aktiviert.<\/td> <\/td> Dieser Prozess kann w\u00e4hrend des gesamten Schuljahres laufen.<\/td><\/tr> <\/td> Die Schulen k\u00f6nnen zum Controlling der Honorar-vertragsleistungen<\/strong> in den Angeboten die Dokumente Teilnehmerlisten, Arbeitszeitkarten und Schulwochen benutzen.
F\u00fcr die R\u00fccksprache mit den Honorarnehmenden steht das Dokument Stand der Dinge zur Verf\u00fcgung.<\/td>Dieser Prozess kann w\u00e4hrend des gesamten Schuljahres laufen.<\/td><\/tr> Aufgaben im laufenden Schuljahr<\/em><\/strong><\/td><\/tr> Aufgabe des Schultr\u00e4gers<\/strong><\/td> Aufgabe der Schule<\/strong><\/td> Zeitrahmen<\/strong><\/td><\/tr> Der Schultr\u00e4ger entscheidet, wie die Budgetbegrenzung<\/strong> im Schuljahr in FABelF geregelt werden soll (es existieren zwei Funktionen, eine Begrenzung des Budgets der Schule mit Orientierung auf das gesamte Schuljahr, oder mit Orientierung auf die erste Jahresscheibe).<\/td> <\/td> Vor dem Start des Schuljahres<\/td><\/tr> <\/td> Die Schule kann die Eltern und SuS mit dem Dokument Angebots\u00fcbersicht \u00fcber die geplanten Ganztagsangebote informieren.<\/td> Start ins Schuljahr<\/td><\/tr> <\/td> Die Schulen k\u00f6nnen jederzeit innerhalb des Rahmens des Budgets Kosten umverteilen und neu planen<\/strong>, dazu dient die Anzeige \u201eunverplante Restsumme\u201c als Budgetrahmen (bei Honorarkosten nach den Reglungen der Umwidmungs-funktion, siehe oben).<\/td> W\u00e4hrend des gesamten Schuljahres<\/td><\/tr> <\/td> Die anfallenden Rechnungen<\/strong> werden von den Schulen in FABelF im Angebot und der dort eingeplanten Kostenart eingetragen<\/strong>. <\/td> W\u00e4hrend des gesamten Schuljahres<\/td><\/tr> Die anfallenden Rechnungen<\/strong> werden vom Schultr\u00e4ger bezahlt, daf\u00fcr kann die Ampelfunktion in FABelF benutzt werden, welche den Status der Rechnungs-bearbeitung anzeigt.<\/td> <\/td> W\u00e4hrend des gesamten Schuljahres<\/td><\/tr> <\/td> F\u00fcr die R\u00fccksprache mit den Honorar-nehmenden<\/strong> steht das Dokumente Stand der Dinge zur Verf\u00fcgung.<\/td> W\u00e4hrend des gesamten Schuljahres<\/td><\/tr> Schuljahresabschluss<\/em><\/strong><\/td><\/tr> Aufgabe des Schultr\u00e4gers<\/strong><\/td> Aufgabe der Schule<\/strong><\/td> Zeitrahmen<\/strong><\/td><\/tr> <\/td> Die Schule kann der Schulkonferenz <\/strong>im Schuljahr oder nach dessen Ende einen Nachweis der vollzogenen Angebote vorlegen, dazu kann das Dokument Ausgabenliste mit aktuellem Stand benutzt werden.<\/td> Im Schuljahr und nach dem Ende des Schuljahres<\/td><\/tr> Der kommunale Schultr\u00e4ger kann f\u00fcr die Abrechnung des Schuljahres<\/strong> die Dokumente Chronologische Auflistung der Ausgaben und GTA-Rechnungsliste verwenden. F\u00fcr den Verwendungsnachweis steht das Dokument Verwendungsnachweis zur Verf\u00fcgung.<\/td> <\/td> Bis Ende September im nachfolgenden Schuljahr<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
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