Für jedes Schuljahr bietet FABelF eine Zusammenfassung der wichtigsten Budgetzahlen an. Die finanzielle Zusammenfassung des Schuljahres wurde in FABelF komplett neu gestaltet. Statt zwei reiner Zahlentabellen sehen Sie jetzt auf einen Blick ein Kreisdiagramm zum GTA-Budget, vier Kennzahl-Kacheln, eine Budgettabelle nach Kategorien und eine Übersicht zu Restgeldern und Rechnungen. Auf dieser Seite erklären wir, was die einzelnen Zahlen bedeuten und wie sie zusammenhängen.
Das Kreisdiagramm: das GTA-Budget auf einen Blick
Das Diagramm zeigt das gesamte GTA-Budget des Schuljahres – im Beispiel 21.180,89 € – aus zwei Blickwinkeln gleichzeitig.
Äußerer Ring – wie weit ist das Budget verplant?
- Geplant (dunkelgrau): Summe aller Ausgaben, die über Honorarverträge, Angebote und Sachkosten bereits eingeplant sind. Beispiel: 19.006,46 €.
- Unverplant (hellgrau): Teil des Budgets, für den noch keine Ausgaben geplant sind. Beispiel: 2.174,43 €.
Geplant + Unverplant = Budget (19.006,46 € + 2.174,43 € = 21.180,89 €).
Innerer Kreis – wie viel ist schon abgerechnet?
- Abgerechnet (gold): Summe aller in FABelF eingetragenen Rechnungen. Beispiel: 3.662,51 €.
- Rest (hellgelb): Teil des Budgets, der noch nicht abgerechnet ist. Beispiel: 17.518,38 €.
Abgerechnet + Rest = Budget (3.662,51 € + 17.518,38 € = 21.180,89 €).
Wichtig: Der Rest ist nicht das frei verfügbare Geld. Ein großer Teil davon ist bereits verplant und wird erst später in Rechnung gestellt. Wie viel tatsächlich noch frei ist, zeigt der Wert Unverplant.
Die Kennzahl-Kacheln
Rechts neben dem Diagramm zeigen vier Kacheln den Umfang der Ganztagsangebote im Schuljahr.
| Kachel | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Anzahl Honorarverträge | Alle im Schuljahr angelegten Honorarverträge | 27 |
| Anzahl Angebote | Alle angelegten Ganztagsangebote | 18 |
| Anzahl GTA-Stunden 26/27 | Summe der geplanten GTA-Stunden im Schuljahr | 722 |
| Anzahl Rechnungen / bezahlt | Eingetragene Rechnungen und davon bereits bezahlte | 17 / 9 |
Im Beispiel sind von 17 eingetragenen Rechnungen 9 bezahlt, 8 sind also noch offen.
Die Budgettabelle
Die Tabelle schlüsselt Budget, Geplant und Abgerechnet nach Kategorien auf. Sie enthält zwei Sichten auf dasselbe Geld: einmal nach Budgettöpfen, einmal nach Kostenart.
Die Spalten
- Budget: das zur Verfügung stehende Geld der jeweiligen Kategorie.
- Geplant: die bereits eingeplanten Ausgaben.
- Abgerechnet: die Summe der eingetragenen Rechnungen.
Gesamtsumme
Die oberste Zeile entspricht den Werten aus dem Kreisdiagramm: Budget 21.180,89 €, Geplant 19.006,46 €, Abgerechnet 3.662,51 €.
Sicht 1 – nach Budgettöpfen
- 2026 und 2027: Das Schuljahr läuft über zwei Haushaltsjahre. Das GTA-Budget wird deshalb getrennt für beide Kalenderjahre ausgewiesen. Ausgaben sollten in dem Jahr geplant und abgerechnet werden, aus dessen Budget sie bezahlt werden.
- Schulklub: das eigene Budget (muss vorher beantragt und eingetragen sein) für den Schulklub mit eigenen geplanten und abgerechneten Beträgen.
- Extra-Budget: zusätzliche Mittel, die einer Schule zugewiesen werden. Sind keine vorhanden, steht hier 0,00 €.
Diese vier Zeilen ergeben zusammen die Gesamtsumme. Beispiel Budget: 5.439,21 € + 13.237,43 € + 2.504,25 € + 0,00 € = 21.180,89 €.
Sicht 2 – nach Kostenart
- Honorarkosten: geplante und abgerechnete Honorare aus den Honorarverträgen.
- Sachkosten: geplante und abgerechnete Ausgaben für Material und sonstige Sachmittel.
GTA-Kontostand
Die grün hinterlegte letzte Zeile zeigt den aktuellen Stand des GTA-Kontos der Schule. Beispiel: 1.776,70 €.
Der GTA-Kontostand ist insbesondere für Schulen interessant, welche ihre Angebote über den Förderverein abrechnen. Die Berechnung des GTA-Kontostandes erfolgt über die beiden Zahlungsdaten der Fördermittel. Daher am 1.9. und am 1.2. wird der Kontostand mit der entsprechend vorgesehenen Fördersumme erhöht.
Restgelder und Rechnungen
Die untere Tabelle dient der Kontrolle: Wie viel Geld ist noch frei, und sind alle eingetragenen Rechnungen auch bezahlt?
Restgelder
- Unverplant: Budget minus aller geplanter Gelder. Dieses Geld kann noch für neue Angebote oder Sachkosten eingeplant werden. Beispiel: 21.180,89 € − 19.006,46 € = 2.174,43 €.
- Noch nicht abgerechnet: Budget minus alle bereits abgerechneter Gelder. Entspricht dem Wert Rest im Kreisdiagramm. Beispiel: 21.180,89 € − 3.662,51 € = 17.518,38 €.
Rechnungen
- Eingetragene Rechnungen: Summe aller in FABelF erfassten Rechnungen. Entspricht der Gesamtsumme Abgerechnet. Beispiel: 3.662,51 €.
- Bezahlte Rechnungen (grün): Summe der Rechnungen, die als bezahlt markiert sind. Beispiel: 1.140,84 €.
- Differenz Bezahlt – Eingetragen (rot): Betrag der Rechnungen, die eingetragen, aber noch nicht bezahlt sind. Beispiel: 3.662,51 € − 1.140,84 € = 2.521,67 €. Ist die Differenz hier größer als 0,00 €, gibt es offene Rechnungen. Prüfen Sie, ob diese tatsächlich noch ausstehen oder ob nur die Zahlung in FABelF nicht vermerkt wurde.
Praxistipp: Worauf Sie achten sollten
Ein Blick auf einige Zeilen der Budgettabelle zeigt schnell, wo nachgesteuert werden muss.
- Unverplant hoch kurz vor Jahresende? Dann droht Geld zu verfallen. Planen Sie rechtzeitig weitere Angebote oder Sachkosten ein.
- Rote Differenz bei den Rechnungen? Dann sind Rechnungen noch nicht bezahlt oder die Zahlung ist nicht vermerkt. Gleichen Sie die offenen Posten ab.
- Summen stimmen nicht? Die Zeilen 2026, 2027, Schulklub und Extra-Budget ergeben zusammen die Gesamtsumme, ebenso Honorarkosten und Sachkosten. Weicht das ab, wenden Sie sich an den FABelF-Service.