FABelF für kommunale Schulträger

Inhalte dieser Seite: Warum gibt es ein GTA-Verwaltungsprogramm? Eine kurze Programmgeschichte | Wie kann FABelF den Schulträgern helfen? | Was kostet FABelF? | FABelF – Funktionen im Detail | Datenschutz und Datensicherheit | Kontakt

FABelF ist ein internetbasiertes Programm, das Schulen und kommunalen Schulträgern in Sachsen bei der Bewältigung der Aufgaben von Ganztagsangeboten (GTA) hilft. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, wie kommunale Schulträger FABelF bei der Verwaltung von GTAs anwenden können.

Warum gibt es ein GTA-Verwaltungsprogramm? Eine kurze Programmgeschichte

Kommunale Schulträger können neben Schulfördervereinen laut Sächsischer Ganztagsangebots-verordnung (SächsGTAVO) Ganztagsangebote beantragen. Dadurch ergeben sich für diese großen Verwaltungseinheiten, wie beispielsweise die Stadt Dresden komplexere Aufgabenbereiche, wenn teilweise mehr als 70 Schulen über einen Schulträger ihre Ganztagsangebote abwickeln möchten. Vor diesem Problem stand die Stadtverwaltung Dresdens im Jahr 2008 und entwickelte zusammen mit uns, dem Team von FABelF, ein internetbasiertes Programm, dessen Ziel es ist, die Verwaltung von Ganztagsangeboten zu vereinfachen. FABelF wurde dabei so konzipiert, dass es sowohl die Aufgaben des Schulträgers unterstützt, als auch den Schulen Arbeit und Zeit bei der Verwaltung abnimmt. Jede Schule bekommt ein eigenes Schulkonto, in welchem es selbstständig die Ganztagsangebote bearbeiten kann. Der kommunale Schulträger erhält einen übergeordneten Zugang, von dem er aus, alle Aktivitäten der Schulen welche über ihn GTA verwalten, überschauen und kontrollieren kann. Einen interessanten Bericht, wie FABelF die Arbeit beim Schulverwaltungsamt Dresden verbessert hat, lesen Sie unter folgendem Link hier.[1]
Seit 2012 nutzt neben Dresden, auch die Stadt Leipzig FABelF für ihre Schulen FABelF. Durch die Zusammenarbeit mit zwei unterschiedlichen Kommunen erweiterte sich das Spektrum des Programms erheblich. Es kann sich flexibel auf unterschiedliche Wünsche und Aufgaben der verschiedenen Ämter anpassen und auf die jeweiligen Arbeitsprozeduren einstellen.

Wie kann FABelF den Schulträgern helfen?

FABelF bietet den Schulen des Schulträgers eine internetbasierte Plattform anbietet, auf welche diese ihre inhaltliche und finanzielle Planung des ganzen GTA-Schuljahres eingeben. Sowohl der Schulträger als auch Schulen können dadurch die Budgetierung und Abrechnung des Schuljahres zeitgleich planen und überwachen. Alle relevanten Dokumente, wie der Verwendungsnachweis oder chronologische Ausgabenübersichten, werden mit diesen Zahlen unterlegt und müssen nur noch ausgedruckt und unterschrieben werden. Weiterhin kann der Schulträger speziell für die Kommune vorbereitete, standardisierte und rechtssichere Honorarverträge in FABelF ablegen, die die Honorarnehmer aller Schulen unterzeichnen. Allgemeine Belehrungen zur korrekten Abrechnung und rechtliche Hinweise zum Datenschutz können den Verträgen problemlos angehängt werden. Der Schulträger erhält ebenso die Möglichkeit, einen Überblick über die entstandene Ganztagsangebotslandschaft zu werfen, die in seinem Aufgabenbereich liegen und sich die Inhalte statistisch aufbereiten.

Was kostet FABelF?

Die Kosten von FABelF sind je nach Anzahl der Schulen und der Mitarbeiterkonten der Ämter sowie der gewünschten Funktionalität unterschiedlich. Auf Wunsch besteht für interessierte Ämter die Möglichkeit, auf einem eigenen Server die Funktionen für kommunale Schulträger selbstständig zu testen. Wir erstellen den Kommunen gern ein individuelles Angebot. Dafür besuchen wir Sie gern vor Ort in den Räumen Ihres kommunalen Schulträgers und stellen FABelF vor oder arrangieren einen gemeinsamen Videocall.

Das FABelF-Team steht bei Fragen jederzeit unter der Rufnummer: 0157 – 8775 2079 oder per Mail unter: info@fabelf.de zur Verfügung.

FABelF – Funktionen im Detail

Jederzeit Kontrolle durch das Kurs- und Kostenmanagement:
Die ursprüngliche Idee von FABelF war, die Kommunikation zwischen Schulen und Schulträgern bei der Verwaltung von GTA zu verbessern. Gerade in den ersten Jahren der Ganztagsangebote in Sachsen wussten, die den GTA-Antrag stellenden Kommunen, nicht immer mit Sicherheit, wie der momentane Stand an ihren Schulen war (welche Kurse beantragte werden sollen, wie die Verteilung der Kosten geplant war, welche Kostentatsächlich anfielen und welche nicht …) und ob die teilweise komplexe Beantragung und Abrechnung keinerlei Rechenfehler aufwies. So wurde FABelF zusammen mit dem Schulverwaltungsamt Dresden unter der Zielstellung entwickelt, dass alle Akteure von GTA (Schulen und Schulträger) immer zeitgleich sehen können, wie die Schulen die über den kommunalen Schulträger beantragten Mittel verwenden und benutzen wollen. Diese Funktion wurde bis heute zu einem Kurs- und Kostenmanagement ausgebaut. In diesem planen die Schulen alle Kosten der GTAs ein, in dem sie die Inhalte mit Kosten unterlegen. Dies kann beispielsweise für einen fiktiven Kurs folgendermaßen aussehen:

Die Schulen können damit bereits vor dem Erhalt der Zuwendungssumme, dass folgende Schuljahr planen. Sie tragen Kurse ein und untersetzen sie mit Honorar- und Sachkosten. Nachdem die Zuweisungssummen eingetragen sind und das Schuljahr gestartet wird, subtrahieren die anfallenden Rechnungen die geplanten Ausgaben der Kurse, so bleibt immer ein Überblick, wieviel Restgelder noch zur Verfügung stehen. Sowohl die Ämter, als auch die Schulen haben synchron einen Überblick über das noch vorhandene Budget und die richtige Zuordnung der anfallenden Rechnungen. FABelF bietet zusätzlich eine Anzeige, die kenntlich macht, welchen Bearbeitungsstand die Rechnungen (z.B. Rechnungseingang, Bearbeitung oder Rechnung bezahlt) momentan im Abarbeitungsprozess haben.

Herzstück des finanziellen Monitorings ist eine Zusammenfassung des Schuljahres. Hier können sich Ämter und Schulen jederzeit über den finanziellen Stand der Dinge informieren, so dass immer für alle Akteure klar ist, wieviel EUR aus der Zuwendungssumme noch ausgegeben werden kann, gleichzeitig eine Überschreitung der Mittel unmöglich ist.

Die Dokumentenausgabe von FABelF – alle wichtigen Unterlagen sind zum Ausdruck bereit
Aus den eingegebenen Daten im Kurs- und Kostenmanagement kann FABelF eine Vielzahl von Dokumenten erstellen, die für die Verwaltung von Ganztagsangeboten in Sachsen notwendig sind. Dies betrifft beispielsweise den „Verwendungsnachweis“. Die Schulen können dieses Dokumente über FABelF ausdrucken, unterschreiben und an die Schulträger schicken, welcher es überprüft und versenden.
FABelF bietet jedoch eine ganze Reihe an weiteren Dokumenten an, die es insbesondere den Schulen ermöglichen, ihr GTA nach den Vorschriften der Ganztagsangebotsverordnung zu verwalten. Mehrere Ausgabenübersichten geben der Schulkonferenz sowohl einen Überblick über die geplanten Angebote als auch einen Nachweis der Kostenverteilung des aktuellen Schuljahres. Mit der Angebotsübersicht können Eltern und Schüler über die unterschiedlichen Angebote unterrichtet werden und sich für ihre Kurse anmelden. Die Teilnehmerliste und die Arbeitszeitkarten können von den Schulen eingesetzt werden, um die Arbeit der Honorarnehmer zu protokolieren und zu kontrollieren. Mit der Inventarliste können die durch GTA entstandenen Sachausgaben inventarisiert werden.

 Einheitliche Honorarverträgen und Umwidmungen während des Schuljahres
Schulen, die über kommunale Schulträger ihre Ganztagsangebote abrechnen, müssen sich selbstverständlich den Regeln und dem Prozedere der Schulträger unterwerfen. Dazu gehört es, dass Honorarkräfte, die im GTA für eine Schule arbeiten, alle einheitliche Honorarverträge der Kommune unterzeichnen. Die jahrelange Erfahrung von FABelF bietet hier den Kommunen zahlreiche Möglichkeiten, die anfallenden Honorarverträge schnell und übersichtlich zu verwalten.
Jede Schule bekommt einen einheitlichen, vom kommunalen Schulträger gestalteten Vertragstext für jeden einzelnen Honorarnehmer, der automatisch mit den Daten von FABelF ausgefüllt wird. Es ist nicht nur möglich, gleich allgemeine Vorschriften und Belehrungen dem Vertrag beizufügen, sondern auch unterschiedliche Vertragsformen auszugeben, beispielsweise für Kooperationspartner oder Lehrer.
Die Schulen drucken den Vertrag aus, lassen ihn vom Honorarnehmer unterschreiben und senden ihn an den Schulträger. Dieser hat nun die Möglichkeit der Prüfung. Durch eine Kontrollübersicht (die durch Zahlencode geschieht) können die Mitarbeiter der kommunalen Schulverwaltung, sofort die Daten des ausgedruckten Vertrages mit den Daten in FABelF abgleichen. In einem weiteren Schritt wird mitgeteilt, ob der Honorarnehmer weitere Kurse an anderen Schulen hält und möglicherweise Einnahmesummen für die Sozialversicherung überschreitet. Damit ist jeder Honorarvertrag schnell und unkompliziert überprüfbar und kann umgehend unterschrieben werden. Hier ein Beispiel für die Kontrollübersicht:

Die im Honorarvertrag vereinbarten Stunden können sich im Laufe des Schuljahres ändern, neue Honorarnehmer können dazukommen, Stundenanzahl oder Stundensatz sind manchmal anzupassen. Das eigenverantwortliche Handeln der Schulen muss hier aber vom Vertragspartner, daher dem kommunalen Schulträger, überwach- und regelbar bleiben. Dafür hat FABelF die Umwidmungsfunktion entwickelt. Bei Änderungen in den Honorarverträgen, oder bei neuen Honorarverträgen im laufenden Schuljahr, wird die Änderung der Schule solange angehalten, bis der kommunale Schulträger diese Änderung anerkennt (oder ablehnt). Damit ist der Schulträger jederzeit über Veränderungen informiert, ermöglicht den Schulen aber größtmögliche Freiheit und Flexibilität bei der Organisation von GTA. 

Datenschutz und Datensicherheit

Ein wichtiges Thema bei der Bearbeitung und Speicherung von Daten ist der Datenschutz. Dieses sensible Thema prägt auch die Art und Weise wie FABelF arbeitet, denn für einen korrekten Arbeitsablauf muss das Programm Daten speichern. FABelF speichert die Namen von Schuldirektoren, GTA-Koordinatoren und Honorarkräften und im letzten Fall zusätzlich die Anzahl der Stunden und den Stundensatz, den die Fachkräfte über GTA erarbeiten. Das Programm speichert KEINE weiterführende personenbezogene Daten wie Adresse, Kontonummer oder Geburtsdatum. Selbstverständlich bietet FABelF Datenschutzerklärungen an, welche jede Schule bzw. jedes Amt den an GTA beteiligten Akteuren aushändigen muss, damit diese über die konkrete Speicherung ihrer Daten im Internet informiert werden. Gleichfalls besteht die Möglichkeit der Nutzung von FABelF, auch wenn einzelne Honorarkräfte nicht ihr Einverständnis für die Speicherung ihres Namens geben. Weiterhin kann FABelF auf jedem kommunalen Server aufgespielt werden. Damit behält die Kommune den Überblick, wo die von FABelF gesammelten Daten gespeichert werden.
Ein wichtiges Thema ist die Datensicherheit. FABelF sichert die Daten der Schulen, damit diese nur von Schulen und den kommunalen Schulträgern genutzt werden können. Da GTA in Sachsen ein lukratives Geschäft geworden ist, ist es besonders wichtig, diese sensiblen Daten vor dem Einfluss 3.Personen zu schützen. Weitere Fragen besprechen wir auch gern gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten Ihrer Kommune.

Kontakt

Sie finden das Programm im Internet auf: www.fabelf.de
Bei Fragen stehen wir Ihnen per E-Mail unter: info@fabelf.de
oder per Telefon zur Verfügung: 0157 – 8775 2079

Wir bieten Ihnen gern an, FABelF an Ihrem Standort kostenlos und unverbindlich vorzustellen. Wenn Sie die Funktionalität von FABelF auf Ihrem Arbeitsplatz individuell kennenlernen möchten, besteht die Möglichkeit der Einrichtung eines eigenen Servers zu Testzwecken, auf welchem Sie die Funktionen von FABelF selbstständig ausprobieren können.
Wir freuen uns auf Ihr Interesse an FABelF, um damit Ganztagsangebote gemeinsam mit Ihren Schulen effizient und korrekt zu bearbeiten.

---

[1]             http://server.stawowy-online.de/wp-content/uploads/2016/12/MehrMagazin_2_2014.pdf
Insbesondere ab S.6