Dieser Artikel zeigt auf, wie das internetbasierte Programm FABelF entstanden ist und sich weiterentwickelt hat: vom Arbeitsinstrument für kommunale Schulträger über ein praktisches Werkzeug für Schulen bis hin zu einem vernetzten, sachsenweit nutzbaren Hilfsmittel.
- Die Entstehung von FABelF
Die Entstehung von FABelF geht bis in das Jahr 2008 zurück, als das Schulverwaltungsamt Dresden (das heutige Amt für Schulen), das gemeinnützige Unternehmen der QAD mbH beauftragte, zu hinterfragen, welche Hemmnisse und Probleme es für die Schulen gibt, Ganztagsangebote (GTA) durchzuführen. Schulen können solche Angebote nicht in Eigenregie umsetzen, sondern müssen sie entweder über den kommunalen Schulträger – in Dresden damals das Schulverwaltungsamt – oder über den jeweiligen Förderverein beantragen und abrechnen. Trotz zahlreicher Änderungen in den Verordnungen der letzten Jahre gilt diese Regelung im Grundsatz bis heute.
Die Ausgangslage im Schuljahr 2008/09 gestaltete sich wie folgt;die Beantragung von Fördermitteln für Ganztagsangebote stellte einen aufwendigen und zeitintensiven Prozess für die Verantwortlichen bei Schulen und kommunalen Schulträgern dar. Schulen mussten nicht nur ausführliche textliche Analysen erstellen – etwa zum Sozialraum der Schule oder zur Evaluation bereits durchgeführter Maßnahmen –, sondern auch jeden Kurs detailliert im Voraus planen und mit einem Kostenrahmen hinterlegen. Die Finanzierung basierte auf einer komplexen Rechenformel, die unvergütete Eigenleistungen der Schulen voraussetzte.
Schon bei der Berechnung der Eigenleistungen und der daraus resultierenden Fördersumme kam es häufig zu Fehlern in den Anträgen. Die Schulverwaltung war daher gezwungen, die Berechnungen nachzuvollziehen und zu korrigieren. Nach Bewilligung der Mittel und Beginn des Schuljahres musste jede Umwidmung der ausgezahlten Gelder – sei es durch geänderte Angebote oder unerwartete Sachausgaben – zwischen Schule und Schulträger abgestimmt werden. Nur so konnte sichergestellt werden, dass beide Seiten stets über den aktuellen Stand der durchgeführten und noch ausstehenden Angebote informiert waren.
Da alle Rechnungen, Honorarverträge und Planungsänderungen schriftlich erstellt und per Schulpost versendet wurden, war die Kommunikation zwischen Schulen und Schulträger nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Diese Herausforderungen verschärften sich zusätzlich durch die stetig wachsende Zahl der Schulen, die ihre Anträge und Abrechnungen über die Schulverwaltung abwickelten.
Die Lösung für diese Herausforderungen bestand in der Entwicklung einer webbasierten Software, die folgende Anforderungen erfüllen sollte:
- Echtzeit-Zugriff und -Bearbeitung: Schulen und Schulträger können den aktuellen Stand der Ganztagsangebote gleichzeitig einsehen und gemeinsam bearbeiten.
- Flexibilität für Nutzer: Dank internetbasierter Kommunikation und individueller Zugriffsrechte können mehrere Beteiligte gleichzeitig in definierten Funktionsbereichen arbeiten – unabhängig von Ort oder Benutzerrolle.
- Vereinfachte und standardisierte Kommunikation: Ein einheitliches System ersetzt verschiedene, lokal gespeicherte Tabellenkalkulationen und schafft so klare, verbindliche Abläufe.
- Aktualität der gesetzlichen Vorgaben: Änderungen in den rechtlichen Rahmenbedingungen lassen sich direkt in der Software umsetzen.
- Fehlerminimierung: Rechnerische Fehler – wie Budgetüberschreitungen oder falsche Berechnungen der Eigenarbeitsleistungen – werden vermieden.
- Standardisierung und Kontrolle: Kommunale Honorarverträge und weitere Regelungen für die Akteure der Ganztagsangebote werden vereinheitlicht.
Aus diesen Vorgaben entstand in einer Projektgruppe bei der QAD mbH, das Programm FABelF, dessen Name sich aus seinen Hauptfunktionen bildete: FABelF = Förderantrag und Abrechnungsprogramm in elektronischer Form. Seit dem Schuljahr 2009/2010 wurde es für alle Dresdner Schulen eingeführt.
Nach der erfolgreichen Einführung von FABelF an allen Dresdner Schulen konnte 2011 die Stadt Leipzig als weiterer Partner gewonnen werden. Ab dem Schuljahr 2011/12 kam die Software dort ebenfalls zum Einsatz.
Parallel dazu wurde die QAD mbH liquidiert. Aus dem ursprünglichen Projektteam, das FABelF entwickelt hatte, entstand das Start-up froeh.net, das die Weiterentwicklung und Betreuung des Programms übernahm.
- FABelF als Unterstützungswerkzeug für Schulen
FABelF wurde ursprünglich auf Initiative kommunaler Schulträger entwickelt, die eine bessere Übersicht und Organisation der von ihnen verantworteten Ganztagsangebote (GTA) benötigten. Zunächst diente das Programm also vor allem als behördeninternes Werkzeug.
FABelF entstand auf Initiative kommunaler Schulträger, die ein effizientes Werkzeug für die Verwaltung und Übersicht ihrer Ganztagsangebote (GTA) suchten. Ursprünglich als Instrument der Behörden konzipiert, welches die Anforderungen sachlich korrekter Beantragung und Abrechnung der GTAs aus kommunaler Sicht gewährleisten musste. Auf der anderen Seite der Benutzergruppe lagen die GTA-Koordinationen an den Schulen, die FABelF jedoch regelmäßig nutzten – etwa zur Planung inhaltlicher und finanzieller Aspekte oder zur Rechnungserfassung. Die nächste Entwicklungsstufe des Programms war es, FABelF für diese Nutzenden weiterzuentwickeln. Das Ziel: ein umfassendes Tool, das nicht nur die finanzielle Verwaltung abdeckt, sondern Schulen auch bei der Konzeption und Umsetzung von Ganztagsangeboten unterstützt.
Die Erweiterung von FABelF erfolgte in enger Zusammenarbeit mit Schulen, vor allem mit der 56. Oberschule in Leipzig. Gemeinsam wurden Ideen und Vorlagen gesammelt und in das Programm integriert. So entstanden zahlreiche neue Funktionen, die weit über die reine Finanzverwaltung hinausgingen: Schulen konnten nun ihre Angebote für Eltern und Schüler transparent darstellen, Teilnehmerlisten erstellen, die Arbeit von Honorarkräften dokumentieren, die Gültigkeit von Führungszeugnissen überwachen und sogar über GTA erworbene Gegenstände inventarisieren.
Die Nachfrage nach Unterstützung und Vereinfachung bei der Bewältigung der verwaltungstechnischen Aufgaben des Ganztags blieb in den folgenden Jahren hörbar. Es entstand die Idee FABelF auch Schulen außerhalb von Leipzig und Dresden zugänglich zu machen. Ein landesweiter Server in Sachsen wurde eingerichtet. Dieser richtete sich insbesondere an Schulen, die ihre Ganztagsangebote nicht über kommunale Schulträger abwickelten, sondern FABelF eigenständig als Organisationshilfe nutzen wollten.
Die Finanzierung des Servers erfolgte durch ein zweistufiges Modell: Schulen konnten eine kostenfreie Basisversion nutzen, die die finanzielle Abwicklung der GTA abdeckte. Wer darüber hinaus alle unterstützenden Funktionen benötigte, konnte eine kostenpflichtige Vollversion freischalten.
- FABelF in der heutigen Ganztagslandschaft – mehr als nur eine Verwaltungssoftware
FABelF etablierte sich damit als die digitale Lösung bei der Bewältigung von verwaltungstechnischen Aufgaben für sächsische Schulen. Die weitere Geschichte von FABelF wurde getragen von zwei Zielrichtungen, dem Ausbau des Programms, um auf neue Herausforderungen zu antworten und der Erweiterung für neue Gruppen von Nutzenden.
Die durch die Ausbreitung des Coronavirus zu Beginn dieses Jahrzehnts ausgelöste Krise stellte alle Akteure im Bereich der Ganztagsangebote vor große Herausforderungen. Als Reaktion darauf wurde FABelF weiterentwickelt – unter anderem durch die Integration des zusätzlichen Förderprogramms „Aufholen nach Corona“, das speziell für diese außergewöhnliche Situation geschaffen wurde.
Neben den reinen Belangen der verwaltungstechnischen Organisation von GTA richtete sich der Blick der Programmmacher in den letzten Jahren verstärkt auf die Belange des Ganztages in der sächsischen Bildungslandschaft. Veröffentlichungen in Fachzeitschriften und Präsentationen bei Tagungen sollten Betonen, das guter Ganztag, immer auch gelingende GTA-Verwaltung bedeutet. FABelF wurde Mitglied des Ganztagsschulverbandes und diese Zusammenarbeit seit 2023 durch die Mitarbeit im Vorstand des sächsischen Landesverbandes noch intensiviert.
Information zu wichtigen Ereignissen, aber auch die schnelle Übersicht über Programm Hilfen und News führte zur Etablierung des FABelF GTA-Portals. Diese Internetpräsenz vereint alle Informationen rund um FABelF und versucht noch weiterführende Texte für die GTA-Koordination anzubieten, um das Anliegen eines gelingenden Ganztags zu fördern.
Einen weiteren Baustein bei der Verbesserung der Zielsetzung mit FABelF die die Qualität des Ganztags an Schulen zu verbessern, liefert die FABelF-GTA-Statistik. Sie bietet eine klare und strukturierte Datengrundlage, die es Schulen und kommunalen Schulträgern ermöglicht, eigenständig einen Überblick über ihre jeweilige Bildungslandschaft zu gewinnen.
Schulen erhalten damit nicht nur eine neue Übersicht zur Verteilung von Inhalten und Kosten in ihrer Einrichtung, sondern können ihre Angebote gezielt analysieren. Kommunale Schulträger wiederum nutzen die Daten, um Entwicklungen und Dynamiken in ihrem Zuständigkeitsbereich zu erkennen und für eigene Bildungsauswertungen heranzuziehen.
In den letzten Schuljahren haben auch zunehmend neue kommunale Schulträger die Möglichkeiten von FABelF für die Verwaltung ihrer Ganztagsangebote entdeckt. Seit dem Schuljahr 2024/25 setzt die Stadt Hoyerswerda auf FABelF. Im aktuellen Schuljahr 2025/26 folgten die Städte Auerbach und Schkeuditz, die das Programm ebenfalls für die Organisation der Ganztagsangebote an ihren städtischen Schulen eingeführt haben. FABelF hat heute 235 sächsische Schulen, die aktiv FABelF im Schulalltag nutzen, um die Organisation und die Verwaltung des Ganztages zu meistern.
FABelF ist in seiner Geschichte so nicht nur ein Werkzeug geworden, um Ganztagsangebote zu organisieren, abzurechnen und zu bearbeiten, sondern auch ein Marktplatz der Ideen und des Treffens der Beteiligten an der Erschaffung qualitativ hochwertiger Ganztagsangebote.
FABelF hat sich im Laufe seiner Entwicklung nicht nur zu einem praktischen Werkzeug für die Organisation, Abrechnung und Bearbeitung von Ganztagsangeboten etabliert. Es versucht heute auch als Plattform des Austausches zu dienen und seinen Beitrag zu leisten, um an der Gestaltung hochwertiger Ganztagsangebote in Sachsen mitzuwirken.