Liebe Nutzerinnen und Nutzer von FABelF,
der Umgang mit Honorarverträgen im Ganztag eines laufenden Schuljahres bei FABelF orientiert sich stark an den Erfordernissen eines festgelegten Verfahrens. Dabei gibt es einige Regelungen und Funktionen zu beachten, die das Prozedere mit Honorarverträgen in FABelF erklärt. Dieses wird durch die Umwidmungsfunktion für Honorarverträge in FABelF gesteuert. Die Funktion regelt den Umgang mit Honorarverträgen der Ganztagsangebote. Ihre Vorgehensweise ist von zwei Sachverhalten bedingt: Auf der einen Seite kann es im Laufe eines Schuljahres immer wieder Abweichungen von der ursprünglichen Planung des Jahres geben (Krankheit, Ausfall, aber auch erhöhter Bedarf), auf der anderen Seite ist Voraussetzung für alle Honorarausgaben, dass sie an einen meist am Schuljahresbeginn unterzeichneten Vertrag gebunden sind und dass dieser Vertrag zwischen drei Parteien – dem GTA-Schaffenden, der Schule und dem kommunalen Schulträger oder Förderverein – geschlossen wird. Ohne diesen unterzeichneten Vertrag ist kein Start des Angebots möglich. Änderungen in diesem Vertragswerk müssen daher von allen drei genannten Akteuren akzeptiert und neu fixiert werden.
FABelF trägt all diesen Anforderungen Rechnung und ist mit seiner Umwidmungsfunktion so aufgebaut, dass das Verfahren für alle Seiten transparent, vertraglich sauber und nachvollziehbar ist. Im folgenden Artikel sollen die Notwendigkeiten, Details und Arbeitsabläufe beschrieben werden, um die Programmfunktionalität zu beleuchten.
Ablauf im Schuljahr
Dieser Abschnitt soll Ihnen erläutern, wie sich die Abwicklung der Honorarverträge mit FABelF innerhalb eines Schuljahres gestaltet. FABelF bietet – je nach Wunsch des kommunalen Schulträgers – mehrere Honorarvertragstypen an (z. B. für Lehrer oder Kooperationspartner), die jeweils unterschiedliche Textbausteine enthalten. Die Schulen finden die notwendigen Honorarverträge in FABelF in den Eingabemasken der Kostenarten und können die Dokumente ausdrucken und unterschrieben an den Schulträger senden. Zur Planung der korrekten Stundenanzahl kann das Excel-Dokument „Schulwochen“ verwendet werden.
Der kommunale Schulträger prüft die Honorarverträge mit den Eingaben in FABelF ab. Zur Prüfung von Sozialversicherungspflichten steht die Personensuche in FABelF zur Verfügung. Der Schulträger unterschreibt die Honorarverträge und markiert das Vertragsdatum in FABelF; dadurch wird die Umwidmungsfunktion in FABelF aktiviert. In diesem Moment kann das Angebot gestartet werden. Wichtig ist an dieser Stelle zu betonen, dass ohne die Aktivierung der Honorarverträge durch den Schulträger die Schulen keine Rechnungen in FABelF eingeben können (da der Honorarvertrag im inaktiven Zustand in FABelF als nicht unterzeichnet gilt).
Im laufenden Schuljahr kann es nun zu Veränderungen bei der Stundenzahl im Angebot kommen. Je nach Regelung des Schulträgers werden dafür Änderungsverträge notwendig, die von FABelF automatisch ausgegeben werden, wenn die Regelung des kommunalen Schulträgers dies erfordert. Diese Verträge werden – ähnlich wie beim Prozess mit den Honorarverträgen – wieder von der Schule ausgedruckt, unterschrieben und an den Schulträger versendet. Ähnlich wie beim Verfahren des Originalvertrags bestätigt (oder verwirft) der kommunale Schulträger die Änderungsverträge (in FABelF kann der Schulträger diese Änderungsverträge im Bereich Umwidmungen einsehen). Erst danach werden die Änderungen in FABelF aktiviert.
Die Schulen können zum Controlling der Honorarvertragsleistungen in den Angeboten die Dokumente „Teilnehmerlisten“, „Arbeitszeitkarten“ und „Schulwochen“ nutzen. Für die Rücksprache mit den Honorarnehmenden steht das Dokument „Stand der Dinge“ zur Verfügung, das die momentane Situation der Gesamtleistungen und abgerechneten Stunden wiedergibt.
Beachten Sie bitte, dass Änderungen im Honorarvertrag nur die Anzahl der Stunden und das Datum des Führungszeugnisses des GTA-Schaffenden betreffen können. Andere Änderungen (wie Stundensatz oder der Institutionsname) bedingen einen neuen Honorarvertrag.
Kleine Anleitung zum Bearbeiten des Honorarvertrages
Nach der etwas theorielastigen Beschreibung der neuen Umwidmungsfunktion sollen im Folgenden einige Szenarien beschrieben werden, wie mit Honorarverträgen im Laufe des Schuljahres verfahren werden kann.
| Gewünschte Aktion im Schuljahr | Schritte in FABelF | Ergebnis |
| Honorarvertrag neu anlegen | Neue Honorarverträge können jederzeit im Schuljahr angelegt werden; persönliche Daten des Honorarnehmers in Word Datei einfügen und auf PC abspeichern | Vertrag über FABelF ausdrucken und unterschreiben lassen |
| Honorarvertrag rechtsverbindlich abschließen | Unterschriebenen Honorarvertrag an den Schulträger senden → Schulträger prüft Vertrag unterschreibt diesen und trägt Datum der Unterschrift in FABelF ein | Vertrag wird rechtsgültig → Umwidmung für den Vertrag ist aktiviert. |
| Gesamtstundenzahl des Honorarvertrages reduzieren | Kann jederzeit in FABelF durchgeführt werden | Unverplante Restsumme in FABelF erhöht sich |
| Gesamtstundenzahl des Honorarvertrages erhöhen | Bei Erhöhung der Stundenzahl (bitte lokale Reglung ihres Schulträgers beachten, siehe unten) gibt FABelF Änderungsvertrag aus; persönliche Daten des Honorarnehmers in Word Datei des Änderungsvertrages einfügen und auf PC abspeichern | Vertrag über FABelF ausdrucken und unterschreiben lassen FABelF unterlegt Änderungswunsch in FABelF grau, Änderungsvertrag ist in Wartestellung |
| Änderungsvertrag rechtsverbindlich abschließen | Unterschriebenen Änderungsvertrag an den Schulträger senden → Schulträger prüft Vertrag, bestätigt Änderung in FABelF und unterschreibt Vertrag | Wartestellung des Änderungsvertrages ist in FABelF aufgehoben |
| Stundensatz verändern | In bestehendem Honorarvertrag ist dies unmöglich, es wird neuer Honorarvertrag benötigt | Neuen Honorarvertrag anlegen |
| Namen des Honorarnehmers ändern | In bestehendem Honorarvertrag ist dies unmöglich, es wird neuer Honorarvertrag benötigt | Neuen Honorarvertrag anlegen |
| Datum Führungszeugnis des GTA-Schaffenden ändern | Das Datum kann jederzeit geändert werden |