Das neue Schuljahr steht vor der Tür, gleichzeitig gilt es das alte Schuljahr vollständig abzuschließen. Um diesen Schritt effizient und korrekt durchzuführen gibt es ein kleines Werkzeug in FABelF, den Jahresabschlussbutton, welchen wir mit diesem Bericht nochmals etwas genauer vorstellen wollen.
Die Funktion des Jahresabschlussbutton ist nur für die Administratoren der kommunalen Schulträger benutzbar (und die Schulen, die über den Förderverein GTA bearbeiten), seine „Auswirkungen“ sind aber durchaus auch für Schulen erkennbar. Seine Funktion ist es, gewissermaßen das GTA-Schuljahr einer Schule abzuschließen.
Für jede Schule haben die Mitarbeitenden der kommunalen Schulträger die Möglichkeit, mit der Betätigung des Buttons „Jahresabschluss“ das Schuljahr abzuschließen. Dabei werden alle noch nicht abgerechneten Summen der Angebote (egal ob Sachkosten, oder Honorarkosten) automatisch in die „nicht geplanten Restsumme“ verschoben. Jede Kostenart erhält somit automatisch den Saldostand von 0€. Weiterhin werden alle Eingabemöglichkeiten des Schuljahres für alle Nutzer gesperrt. Es ist daher nicht mehr möglich; Kurse hinzuzufügen oder Rechnungen einzutragen. Nur die Mitarbeiter der kommunalen Schulträger haben die Möglichkeit, den Jahresabschluss zurückzunehmen und GTAs wieder bearbeitbar zu machen. Allerdings kann die Verschiebung der nicht abgerechneten Gelder in den „Rest“ nicht wieder Rückgängig gemacht werden.
Für alle Schulen ergibt sich daraus die Aufgabe, möglichst vor dem Jahresabschluss des GTA-Jahres (im Regelfall geschieht dies gegen Ende September nach Ablauf des Schuljahres), das neuen Schuljahr anzulegen und die Kursübernahme zu betätigen, da nach einem Jahresabschluss die Übernahme der geplanten Kurssummen nicht mehr funktionieren wird.