Ein wichtiger Aufgabenbereich der kommunalen Schulträger bei der Organisation und Verwaltung von Ganztagsangeboten (GTA) ist das Monitoring über die abgeschlossenen Honorarverträge zwischen Schulträger, Schule und GTA-Schaffenden. Um die hohe Anzahl an unterschiedlichen Honorarverträgen überblicken zu können, wurde in FABelF eine Personensuche eingerichtet.
Die Personensuche ermöglicht die Eingabe der Namen von Honorarvertragsnehmern, welche aus der Datenbank von FABelF gefiltert werden. Diese Übersicht steht jedem kommunalen Schulträger für seine, in FABelF eingepflegten Honorarverträge, zur Verfügung. Der Schulträger kann mit dieser Funktion mehrere Aufgaben bearbeiten. Neben der einfachen Prüfung, ob mit Personen bzw. Institutionen Honorarverträge existieren, an welcher Schule mit welchem GTA, kann gleichfalls eingesehen werden, ob die Honorarverträge gewisse Grenzen (z.B. für Sozialabgaben) überschritten haben.
Eine Besonderheit der Personensuche ist es, dass sie auf die Anzeige der anfallenden Summen im haushälterischen Kalenderjahr eingestellt ist und damit schuljahresüberschreitend funktioniert. Dadurch können Beträge im Kalenderjahr berechnet werden. Nach der Eingabe eines Namens kann die Anzeige dann folgendermaßen aussehen:
In der Box links oben kann das Kalenderjahr der Personensuche eingestellt werden. Direkt daneben befindet sich die Eingabe für einen Namen. Die Suche wird durch das Drücken des Buttons „Suchen“ oder durch die Enter-Taste gestartet. Rechts daneben befindet sich der Button „Honorarkraftliste“, diese Liste wird weiter unten in diesem Dokument beschrieben.
Nach der Eingabe des Namens sucht FABelF alle Honorarverträge zum entsprechenden Namen heraus. Die Namen der Honorarvertragspartner werden untereinander angezeigt. Für den Schulträger in Dresden ist unter dem Namen der Person ein rtf-Dokument hinterlegt, dass den GTA-Schaffenden über potenzielle Sozialversicherungsabgaben informiert bzw. seinen Status als Selbstständiger abfragt.
Unter der Namenzeile werden alle GTAs angezeigt, zu denen ein Honorarvertrag vorliegt und welche in das gesuchte Kalenderjahr fallen. In diesem Beispielfall sind dies zwei GTAs für den fiktiven Honorarnehmer Schulze. In der oben Zeile wird der Angebotsname angezeigt und die Schule. Diese Zeile führt mit einer Linkfunktion zum jeweiligen Angebot direkt in das entsprechende Schuljahr der Schule in FABelF. Darunter befinden sich Informationen zum Honorarvertragstyp und zum Datum des im Programm vermerkten Führungszeugnisses. Rechts daneben wird das Schuljahr angezeigt und die Summen in den jeweiligen Jahresscheiben. Fett vermerkt sind die jeweiligen Summen der gesuchten Kalenderjahreshälfte. Darunter wird die Summe für das entsprechende Kalenderjahr zusammengefasst.
Honorarkraftliste
Die Honorarkraftliste gibt in einem Excel lesbaren Dokument eine komplette Übersicht über alle Honorarverträge eines Schulträgers sowie deren Summen pro Jahrescheibe eines Kalenderjahres aus.
Zwei weitere Übersichtsdarstellungen sollen die Arbeit des Schulträgers vereinfachen.
Kontrollübersicht
In der Kontrollübersicht wird für jedes Schuljahr und jede Schule des kommunalen Schulträgers ein pdf-Dokument erstellt, welches die Honorarverträge auflistet.
Führungszeugnisse
In der Übersicht Führungszeugnisse werden die Ausstelldaten aller vorhandenen und von den Schulen vermerkten Führungszeugnisse für die betreffenden GTA-Schaffenden aufgelistet.