Liebe Nutzende von FABelF,
unser GTA-Verwaltungsprogramm FABelF existiert seit vielen Jahren und wir sind stolz darauf, auf über 15 Jahre Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Dresden und einen fast ähnlich langen Zeitraum mit der Stadt Leipzig verweisen zu können. In den Jahren der Zusammenarbeit mit den kommunalen Schulträgern und Schulen haben wir gemeinsam versucht, die Schritte und Notwendigkeiten der Verwaltung von Ganztagsangeboten in FABelF abzubilden, um beide Seiten bei ihren Arbeitsschritten bestmöglich zu unterstützen. Dabei gliedern sich die für eine GTA-Verwaltung notwendigen Arbeitsschritte in viele einzelne Aufgaben auf, die im Laufe des Schuljahres abgearbeitet werden. In diesem Artikel soll die grundlegende zeitliche Struktur beschrieben werden, wie unsere Software die Schulen und Schulträger unterstützen kann. Interessierte neue Nutzende sollen einen Einblick erhalten, wie FABelF während eines Schuljahres genutzt werden kann und welche Aufgaben sich wann für welche Nutzergruppe ergeben.
Voraussetzungen
FABelF entstand aus der Idee heraus, den Schulträger und die Schulen bei der Verwaltung von Ganztagsangeboten zu vernetzen. Jede Schule, die Ganztagsangebote über den kommunalen Schulträger abrechnet, bekommt dafür ein eigenes Konto in FABelF.[1] Der Schulträger wiederum kann in seinem FABelF-Bereich alle Schulen der Kommune einsehen. Er bestimmt Regeln, die für seine Schulen Gültigkeit haben (z. B. Regelungen zur Budgetausnutzung), und kann eigene Dokumente hinterlegen, die für die Arbeit mit GTA benötigt werden (z. B. kommunale Honorarverträge). Damit ist es ihm möglich, das Ganztags-Schuljahr nach festgelegten Prozessen zu steuern.
Gleichzeitig ergibt sich daraus auch ein Funktionspaket für Schulen sowie eine Ablaufstruktur des Schuljahres, die jedes Jahr replizierbar und somit auch für neue Kollegen (sowohl in der Schule als auch beim Schulträger) schnell erlernbar ist. Natürlich hat jeder Schulträger im Detail spezielle Regeln, Dokumente und ein auf die Prozesse der Kommune ausgeklügeltes System, weshalb wir in diesem Artikel nur das Grundgerüst beschreiben wollen, das der Einsatz von FABelF in der Zusammenarbeit zwischen Schulträger und Schule ermöglicht.
Das GTA-Jahr mit FABelF
In der folgenden Tabelle ist die grobe Struktur eines GTA-Schuljahres verzeichnet, getrennt nach den Aufgaben, die für den kommunalen Schulträger und die Schule anfallen. Dafür wurden vier thematische Bereiche unterschieden: die Planung des Schuljahres, der Umgang mit Honorarverträgen, die Aufgaben im laufenden Schuljahr und der verwaltungstechnische Abschluss des Schuljahres. Für alle Arbeitsaufgaben wurde ein Zeitrahmen definiert, der jedoch nur als grobe Orientierung dienen soll. Zudem wurden für die Arbeitsschritte bestimmte Funktionalitäten von FABelF oder Dokumente benannt, die im Programm hinterlegt und für die Aufgaben hilfreich sind.
| Planung des Schuljahres | ||
| Aufgabe des Schulträgers | Aufgabe der Schule | Zeitrahmen |
| Beantragung von GTA. | In den FABelF Schuldaten sollte abgeglichen werden, ob die in FABelF vorhandenen Schuldaten noch korrekt sind. | Ende Februar |
| Freischaltung des neuen Schuljahres in FABelF (in Zusammenarbeit mit FABelF Administratoren). | Die Angebote sollten im neuen Schuljahr angelegt werden, dafür hilft die Übernahme-funktion in FABelF, die mit einem Klick die Angebote des vergangenen Jahres übernimmt. | Ab frühestens Januar bis zum Beginn der Sommerferien |
| Nach Erhalt der Zuweisungs-bescheide trägt der Schulträger (oder auch die Schule, je nach Einstellung der Funktion in FABelF) die entsprechenden Zuweisungssummen für jede Schule ein, damit erhält die Schule ihr entsprechendes Budget. | Die Schulen können nun alle Angebote mit Kostenarten unterlegen, also für jedes Angebot definieren, wie viele Sachkosten benötigt werden und die Honorarkosten festlegen. | Ab Mai bis Beginn des neuen Schuljahres |
| Die Schule beschließt die Planungen des Schuljahres mit einem Beschluss der Schulkonferenz. Dafür steht das Dokument Geplante Ausgabenübersicht zur Verfügung. | Vor dem Start des Schuljahres | |
| Honorarverträge | ||
| Aufgabe des Schulträgers | Aufgabe der Schule | Zeitrahmen |
| FABelF bietet je nach Wunsch des kommunalen Schulträgers mehrere Honorarvertrags-typen an (z.B. für Lehrer oder Kooperations-partner) mit unterschiedlichen Textbausteinen an. Die Vertragstexte und Arten können in FABelF vor dem Start ins Schuljahr auf neue kommunale Regelungen angepasst werden. | Vor dem Start des Schuljahres | |
| Die Schulen finden die notwendigen Honorarverträge in FABelF in den Eingabemasken der Kostenarten und können die Dokumente ausdrucken und unterschrieben an den Schulträger senden. Zur Planung der korrekten Stundenanzahl kann das Dokument Schulwochen benutzt werden. | Dieser Prozess kann während des gesamten Schuljahres laufen. | |
| Der kommunale Schulträger prüft die Honorarverträge mit den Eingaben in FABelF ab. Zur Prüfung von Sozialversicherungs-pflichten steht die Personensuche in FABelF zur Verfügung. Der Schulträger unterschreibt die Honorarverträge und markiert das Vertragsdatum in FABelF, dadurch wird die Umwidmungs-funktion in FABelF aktiviert. | Dieser Prozess kann während des gesamten Schuljahres laufen. | |
| Bei Änderungen des Honorarvertrages innerhalb des Schuljahres können durch die Umwidmungs-funktion Änderungs-verträge ausgegeben werden. Diese Verträge werden – ähnlich dem Prozess mit den Honorarverträgen – wieder von der Schule ausgedruckt, unterschrieben und an den Schulträger versendet. | Dieser Prozess kann während des gesamten Schuljahres laufen. | |
| Der kommunale Schulträger bestätigt (oder verwirft) die Änderungs-verträge. Erst danach werden die Änderungen in FABelF aktiviert. | Dieser Prozess kann während des gesamten Schuljahres laufen. | |
| Die Schulen können zum Controlling der Honorar-vertragsleistungen in den Angeboten die Dokumente Teilnehmerlisten, Arbeitszeitkarten und Schulwochen benutzen. Für die Rücksprache mit den Honorarnehmenden steht das Dokument Stand der Dinge zur Verfügung. | Dieser Prozess kann während des gesamten Schuljahres laufen. | |
| Aufgaben im laufenden Schuljahr | ||
| Aufgabe des Schulträgers | Aufgabe der Schule | Zeitrahmen |
| Der Schulträger entscheidet, wie die Budgetbegrenzung im Schuljahr in FABelF geregelt werden soll (es existieren zwei Funktionen, eine Begrenzung des Budgets der Schule mit Orientierung auf das gesamte Schuljahr, oder mit Orientierung auf die erste Jahresscheibe). | Vor dem Start des Schuljahres | |
| Die Schule kann die Eltern und SuS mit dem Dokument Angebotsübersicht über die geplanten Ganztagsangebote informieren. | Start ins Schuljahr | |
| Die Schulen können jederzeit innerhalb des Rahmens des Budgets Kosten umverteilen und neu planen, dazu dient die Anzeige „unverplante Restsumme“ als Budgetrahmen (bei Honorarkosten nach den Reglungen der Umwidmungs-funktion, siehe oben). | Während des gesamten Schuljahres | |
| Die anfallenden Rechnungen werden von den Schulen in FABelF im Angebot und der dort eingeplanten Kostenart eingetragen. | Während des gesamten Schuljahres | |
| Die anfallenden Rechnungen werden vom Schulträger bezahlt, dafür kann die Ampelfunktion in FABelF benutzt werden, welche den Status der Rechnungs-bearbeitung anzeigt. | Während des gesamten Schuljahres | |
| Für die Rücksprache mit den Honorar-nehmenden steht das Dokumente Stand der Dinge zur Verfügung. | Während des gesamten Schuljahres | |
| Schuljahresabschluss | ||
| Aufgabe des Schulträgers | Aufgabe der Schule | Zeitrahmen |
| Die Schule kann der Schulkonferenz im Schuljahr oder nach dessen Ende einen Nachweis der vollzogenen Angebote vorlegen, dazu kann das Dokument Ausgabenliste mit aktuellem Stand benutzt werden. | Im Schuljahr und nach dem Ende des Schuljahres | |
| Der kommunale Schulträger kann für die Abrechnung des Schuljahres die Dokumente Chronologische Auflistung der Ausgaben und GTA-Rechnungsliste verwenden. Für den Verwendungsnachweis steht das Dokument Verwendungsnachweis zur Verfügung. | Bis Ende September im nachfolgenden Schuljahr | |
[1] FABelF bietet auch den Service an, das Programm ohne Schulträger zu nutzen. Zahlreiche Schulen nutzen diese Möglichkeit (bevorzugt auf unserem sächsischen Server). Hierbei arbeiten oft Förderverein und Schule miteinander. Allerdings ergeben sich aus dieser Zusammenarbeitsform andere Voraussetzungen, da kein übergreifender Schulträgerzugriff existiert. Die hier vorliegende Darstellung ist daher nur teilweise für diese Nutzenden anwendbar.