Liebe Nutzerinnen und Nutzer von FABelF,
für alle Schulen, welche über das Schulverwaltungsamt Dresden GTA abrechnen, wurde heute die neue Umwidmungsfunktion für das laufende Schuljahr 2021/22 eingeschaltet. Im folgenden Artikel sollen die wichtigsten Fragen zur Funktion und alle Neuheiten kurz beantwortet werden.
Warum gibt es eine Umwidmungsfunktion?
Im Laufe eines Schuljahres gibt es immer wieder Abweichungen von der eigentlichen Planung des Jahres. Während es mittlerweile bei GTA einfach geworden ist Sachausgaben von einer Jahresscheibe in die andere umzuleiten, oder wieder in die planbaren Restsummen zu verschieben, haben alle Honorarausgaben die zusätzliche Voraussetzung, dass sie an einen Vertrag gebunden sind. Dieser Vertrag wird zwischen dem Anbieter von GTA und dem kommunalen Schulträger (daher dem SVA) bzw. der Schule geschlossen. Änderungen in diesem Vertragswerk müssen daher von allen drei gerade genannten Akteuren akzeptiert werden. FABelF hat für diesen Fall schon seit seiner Inbetriebnahme eine Umwidmungsfunktion, um das Verfahren für alle Seiten transparent, gesetzlich sauber und nachvollziehbar zu halten.
Was macht die Umwidmungsfunktion und was ist seit diesem Jahr neu?
Die Umwidmungsfunktion reagiert bei jeder Veränderung der Daten des Honorarvertrages. In den letzten Jahren wurde von Seiten des SVA allen Schulen ein festes Datum genannt, bis zudem alle Honorarverträge im Amt vorzuliegen hatten. Dann wurde die Umwidmungsfunktion eingeschaltet und jede Änderung der Daten eines Honorarvertrages wurde vom Schulverwaltungsamt überprüft und erst danach genehmigt.
Dieser Ansatz wurde seit diesem Schuljahr 2021/22 verändert! Die neue Lösung verspricht allen Seiten mehr Flexibilität und Zeitersparnis!
Die Umwidmungsfunktion startet nun flexibel erst in dem Moment, wenn ein Honorarvertrag im SVA vorliegt und dort unterschrieben wurde und damit rechtskräftig ist. Wenn dies nicht der Fall ist, kann ein Honorarvertrag jederzeit angelegt oder verändert werden. Beachten Sie dabei aber bitte, dass Kurse noch nicht begonnen werden können, wenn keine Unterschrift des SVAs vorliegt. In FABelF kann jederzeit eingesehen werden, ob ein Vertrag unterschrieben ist, wenn das Datum der Vertragsunterschrift angezeigt wird:
Ist der Vertrag rechtsgültig (daher wird ein Datum angezeigt), können verschiedene Vertragsdaten nicht mehr verändert werden. Dies betrifft den Namen des Honorarnehmers und den Stundensatz. Jedoch kann jederzeit die Anzahl der Stunden verändert werden. Dabei wird FABelF erlauben, die Anzahl der Gesamtstunden im Schuljahr zu verringern (z.B. wenn durch Krankheit einige Stunden ausgefallen sind). Gleichfalls erlaubt FABelF auch, die Anzahl der Stunden zu erhöhen, wenn diese Anzahl gleichhoch oder niedriger ist, als eine vorherige Reduzierung der Gesamtstundenzahl (in anderen Worten: sollten Sie z.B. die Anzahl der Gesamtstunden in der 1.Jahresscheibe um 5 reduziert haben und in der 2. Jahrescheibe wieder 3 neue Stunden hinzufügen wollen, dann wird FABelF dies erlauben, da die vertraglich fixierte Gesamtstundenanzahl nicht überschritten wurde). Auch eine Veränderung in den Jahresscheiben, bei gleichbleibender Gesamtstundenanzahl erlaubt FABelF. Lediglich, wenn die Anzahl der Stunden im Schuljahr insgesamt erhöht werden soll, wird die Umwidmung dem Amt mitgeteilt und muss dort bestätigt werden, weshalb das Feld des Honorarvertrages grau angezeigt wird. Eine Reaktion des Amtes ist nur mit einem Änderungsvertrag möglich, der automatisch von FABelF angezeigt wird:
Der Änderungsvertrag fixiert die zusätzlichen Stunden, die der festgelegten Gesamtstundenanzahl des bestehenden Honorarvertrages hinzugefügt werden sollen. FABelF rechnet automatisch die Summe der zusätzlichen Stunden aus und trägt sie im Vertragstext ein. Bitte drucken Sie den Änderungsvertrag in zweifacher Form aus, lassen ihn entsprechend unterschreiben und senden ihn an das SVA. Nach der Bestätigung durch das SVA wird die neue, erhöhte Anzahl von Stunden rechtskräftig. Bitte beachten Sie auch, dass das Honorarvertragsfeld so lange gesperrt (daher grau markiert ist), bis der Änderungsvertrag im SVA vorliegt. Solang das Feld grau ist, können Sie den Änderungsvertrag ausdrucken. Gehen Sie dafür unter die Button „Dokumente“ und „Änderung“.
Kleine Anleitung zum Bearbeiten des Honorarvertrages
Nach der etwas theorielastigen Beschreibung der neuen Umwidmungsfunktion sollen im Folgenden einige Szenarien beschrieben werden, wie mit Honorarverträgen im Laufe des Schuljahres verfahren werden kann.
| Honorarvertrag rechtsverbindlich abschließen | Honorarvertrag in FABelF anlegen, persönliche Daten des Honorarnehmers einfügen, auf PC abspeichern, ausdrucken, unterschreiben (lassen) und an SVA senden → SVA prüft Vertrag und unterschreibt diesen → Vertrag wird rechtsgültig → Umwidmung für den Vertrag ist aktiviert |
| Gewünschte Aktion im Schuljahr | Vertrag rechtsverbindlich = Umwidmungs-funktion aktiv | Vertrag nicht rechtsverbindlich = Umwidmungs-funktion inaktiv |
| Honorarvertrag neu anlegen | Neue Honorarverträge können jederzeit im Schuljahr angelegt werden | Neue Honorarverträge können jederzeit im Schuljahr angelegt werden |
| Gesamtstundenzahl reduzieren | Ist jederzeit möglich | Ist jederzeit möglich |
| Gesamtstundenzahl erhöhen | Benötigt Änderungsvertrag, sollte die Erhöhung der Gesamtstunden durch vorherige Reduzierung unter dem Niveau der Gesamtstunden des unterschriebenen Honorarvertrags liegen, ist eine solche Erhöhung möglich | Ist jederzeit möglich |
| Stundensatz verändern | Unmöglich, es wird neuer Honorarvertrag benötigt | Ist jederzeit möglich |
| Namen des Honorarnehmers ändern | Unmöglich, es wird neuer Honorarvertrag benötigt | Ist jederzeit möglich |
| Datum Führungszeugnis ändern | Ist jederzeit möglich | Ist jederzeit möglich |