Das Eintragen von Zuweisungsmitteln in FABelF ist für die korrekte Abrechnung dieser Gelder im Programm notwendig. Wir möchten mit dem folgenden Artikel eine Übersicht anbieten, wie und wo Fördermittel in FABelF eingegeben werden und wie diese dann richtig abgerechnet werden.
Eine Randbemerkung vorweg. Alle Schulnutzer/innen, die über die kommunalen Schulträger FABelF verwenden, bekommen automatisch vom Schulträger die Summen der Zuwendungen in FABelF eingetragen. Trotzdem gibt es auch für diese Nutzergruppe ein paar wichtige Information zum korrekten Abrechnen der unterschiedlichen Mittel, die wir in diesem Dokument besprechen wollen.
GTA-Budget in FABelF eintragen
Das Eintragen der Zuwendung in FABelF ist ein elementarer Bestandteil des Programms, damit die Funktionalität des Finanzmonitorings korrekt arbeitet. Dabei ist zu beachten, welche Zuwendung, wo in FABelF eingetragen wird. FABelF ermöglicht die Abrechnung der jährlichen GTA Zuweisungen mit den zwei Jahresscheiben und dem Schulklub, sowie des (einmaligen) Aufholen nach Corona Zuweisungsbetrages. Alle Beträge werden im Menü „Abrechnung Einstellung“ eingetragen, welches Sie immer im entsprechenden Schuljahr finden.
Im Menü „Abrechnung Einstellungen“ können Sie sowohl die jährlichen GTA-Mittel eintragen als auch die Zuweisung für Aufholen nach Corona.
Die jährliche GTA Zuweisung wird im Bereich „GTA-Finanzen“ eingetragen.
Wie auf der Grafik zu sehen, haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit mehrere Daten einzugeben. Am wichtigsten ist dabei die Summe der beiden Zuweisungen für die Jahresscheiben. Bitte geben Sie hier die Summen, so wie in einen Taschenrechner ein, also nur mit einem Komma zwischen Euro und Centbeträgen. Erst dadurch ist der Betrag korrekt gespeichert. Alle anderen Eingaben sind für die Nutzer von FABelF, die über den Förderverein beantragen, fakultativ und können zur besseren Übersicht und Verwaltung eingetragen werden.
Schulklub in FABelF eintragen
Sollte die Schule einen Schulklub aus GTA-Mitteln finanzieren, sind noch einige Sachverhalte zu beachten. Der Schulklub wird gesondert bei der GTA-Finanzierung ausgewiesen und erhält auch beim Verwendungsnachweis eine eigene Berechnungsgrundlage. Dafür muss er auch gesondert in FABelF eingetragen werden. Hierfür ist das Feld „Schulklub Zuweisung + Eigenanteil“ eingebaut worden.
Für die korrekte Eingabe der Summen müssen die rechtlichen Reglungen des Freistaates ebenso beachtet werden, wie die Darstellung der Zuweisung von der Sächsischen Aufbaubank (SAB)! Für die Finanzierung des Schulklubs verlangt der Freistaat einen Eigenanteil zu erbringen, der bei der Beantragung von GTA-Mitteln bereits angegeben werden muss. Im Zuweisungsbescheid wird von der SAB aber nur der Anteil der Summe ausgewiesen, welcher vom Freistaat bezahlt wird. Es ist auch nur dieser Betrag, der dann im Verwendungsnachweis ausgezeichnet werden muss. Es ist daher für Sie als Nutzer als erstes zu überlegen, ob der von Ihnen eingebrachte Eigenanteil in FABelF mit in die eingetragene Summe addiert wird, oder nicht. Sollte er addiert werden, muss die Summe nachfolgend im Verwendungsnachweis korrigiert werden!
Eine weitere Rechenoperation vor dem Eintragen der Schulklubsumme ist notwendig, da die SAB im Zuweisungsbescheid die Zuwendung des Schulklubs leider nicht von den Beträgen der Jahresscheiben unterscheidet. Daher ist die Summe des Schulklubs schon in den Jahresscheiben eingerechnet und muss für FABelF extra wieder herausgerechnet werden, damit die Berechnungsgrundlage stimmt. Hier empfiehlt es sich die geförderte Summe des Schulklubs aus den Jahresscheiben herauszurechnen. Tragen Sie daher die entsprechende Summe für den Schulklub ein und ziehen Sie darauffolgend die Summen anteilig von den Jahresscheiben ab!
Wichtig ist im letzten Schritt, den Schulklub im Kostenmanagement des Schuljahres korrekt anzulegen, damit er richtig berechnet wird. Sie finden den Schulklub bei den sonstigen Ausgaben, unter den Kurseingabemasken und haben dort die Möglichkeit unterschiedliche Kostenarten für den Schulklub anzulegen:
Die Zuweisung für Aufholen nach Corona
Das Eintragen der Zuweisungsmittel für die einmalige Förderung von Aufholen nach Corona (AnC) erfolgt ebenso im Menü „Abrechnung Einstellungen“ (siehe Grafik 2). Dort steht der Bereich „Aufholen nach Corona“ zur Verfügung.
Das Eintragen der Summen funktioniert nach den gleichen Regeln, wie bei den GTA-Mitteln. Sie haben hier die Möglichkeit die im Zuweisungsbescheid genannte Summe komplett in das obere Feld „Aufholen nach Corona 1. Rate“ einzutragen. Dann stellt Ihnen FABelF sofort die gesamte Summe zur Planung und Abrechnung zur Verfügung. Sie können aber auch die Zuweisungssumme entsprechend der tatsächlich gezahlten Raten in FABelF eintragen, dann wird Ihnen die Summe der 2.Rate erst für das Jahr 2023 für die AnC Mittel in FABelF freigeschaltet.
Beachten Sie bitte, dass zur Verwendung der Aufholen nach Corona Gelder noch einige weitere, über das Eintragen der Zuweisung hinausgehende, Informationen relevant werden. Diese haben wir in folgendem Beitrag für Sie beschrieben.
Sollten Sie weitere Fragen beim Eintragen der Summen in FABelF oder ganz allgemein zum Programm haben, dann stehen wir Ihnen gern unter den bekannten Kontaktdaten zur Verfügung.