In losen Abständen möchten wir Ihnen im GTA-Portal Funktionen von FABelF vorstellen, welche entweder neu im Programm hinzugefügt wurden oder die nicht im Mittelpunkt der täglichen Arbeit stehen, aber dennoch wichtige Aufgaben bei der Organisation und Abwicklung der Ganztagsangebote spielen. Eine solche Funktion ist der Jahresabschlussbutton. Diese Funktion ist nur für die Administratoren der kommunalen Schulträger benutzbar, seine „Auswirkungen“ sind aber durchaus auch für Schulen erkennbar. Seine Funktion ist es, gewissermaßen das GTA-Schuljahr einer Schule abzuschließen.
Für jeder Schule haben die Mitarbeiter/innen der kommunalen Schulträger die Möglichkeit, mit der Betätigung des Buttons „Jahresabschluss“ das Schuljahr abzuschließen. Dabei werden alle noch nicht abgerechneten Summen der Angebote (egal ob Sachkosten, oder Honorarkosten) automatisch in die „nicht geplanten Restsumme“ verschoben. Jede Kostenart erhält somit automatisch den Saldostand von 0€. Weiterhin werden alle Eingabemöglichkeiten des Schuljahres für alle Nutzer gesperrt. Es ist daher nicht mehr möglich; Kurse hinzuzufügen oder Rechnungen einzutragen. Nur die Mitarbeiter der kommunalen Schulträger haben die Möglichkeit, den Jahresabschluss zurückzunehmen und GTAs wieder bearbeitbar zu machen. Allerdings kann die Verschiebung der nicht abgerechneten Gelder in den „Rest“ nicht wieder Rückgängig gemacht werden.
Für alle Schulen ergibt sich daraus die Aufgabe, möglichst vor dem Jahresabschluss des GTA-Jahres (im Regelfall geschieht dies gegen Ende September nach Ablauf des Schuljahres), das neuen Schuljahr anzulegen und die Kursübernahme zu betätigen, da nach einem Jahresabschluss die Übernahme der geplanten Kurssummen nicht mehr funktionieren wird.
Sollten Sie Fragen, Anregungen oder Kritik zu den Funktionen von FABelF haben, dann stehen wir Ihnen sehr gern unter den bekannten Kontaktdaten zur Verfügung.